Kort svar: En e-faktura er en faktura eller kreditnota i et struktureret elektronisk format, som kan læses direkte ind i et bogføringssystem. En pdf vedhæftet en e-mail er derfor ikke en e-faktura. I Danmark bruges Nemhandel til at udveksle e-fakturaer mellem bogføringssystemer.
Du skal bruge e-faktura, når du fakturerer en offentlig kunde. Mellem danske private virksomheder er e-fakturering fortsat frivillig, medmindre den er aftalt som et kundekrav.
OIOUBL og Peppol BIS Billing er de gældende formater. Afsenderen skal samtidig bruge det rigtige modtagernummer og de oplysninger, som kunden kræver.
Hvad er en e-faktura?
En e-faktura indeholder fakturadata i et fast, maskinlæsbart format. Modtagerens system kan derfor importere beløb, moms, datoer og parter uden scanning, OCR eller manuel indtastning. Det gør e-fakturaen anderledes end en pdf, et billede eller en papirfaktura, selv om de også kan være digitale bilag.
E-fakturaen skal stadig opfylde de almindelige fakturakrav. Det tekniske format erstatter ikke kravene til blandt andet fortløbende fakturanummer, dato, parter, leverance, pris og moms.
Hvornår er e-faktura et lovkrav?
| Situation | Hvad gælder? |
|---|---|
| Faktura til en dansk offentlig myndighed | E-faktura er obligatorisk. Brug det modtagernummer og de referencer, myndigheden oplyser. |
| Faktura mellem danske private virksomheder | E-fakturering er ikke et generelt lovkrav pr. oktober 2026. Kunden kan dog stille det som aftale- eller indkøbskrav. |
| Registreret digitalt standardbogføringssystem | Systemet skal kunne håndtere e-fakturaer. Det er et krav til systemets funktioner, ikke et generelt krav om, at virksomheden altid skal vælge e-faktura. |
| Grænseoverskridende B2B-handel i EU | Efter de vedtagne EU-momsregler bliver e-faktura et krav fra 1. juli 2030. |
Vigtigt skel: Et lovkrav, et systemkrav og et kundekrav er tre forskellige ting. Et bogføringssystem kan være forpligtet til at tilbyde funktionen, selv om brugeren fortsat frit kan vælge faktureringsmetode i en dansk B2B-handel. Omvendt kan en privat kunde kontraktligt kræve e-faktura, selv om loven ikke gør det.
Nye systemkrav fra 2027
Erhvervsstyrelsens ændringsbekendtgørelse fra september 2026 ændrer ikke dansk B2B-handel til et generelt e-fakturakrav. Den pålægger udbydere af registrerede bogføringssystemer nye funktioner. Fra 1. marts 2027 skal systemerne blandt andet validere kundens identitet, varsle om tilmelding til modtagelse af e-faktura og tydeligt vise muligheden for at sende e-faktura, når modtageren findes i Nemhandelsregistret. Virksomheden kan fravælge modtagelse, og afsenderen er fortsat ikke tvunget til at vælge e-faktura i almindelig dansk B2B-handel.
Se også vores opdaterede guide til digital bogføring i 2026.
Sådan fungerer Nemhandel
Nemhandel er den fælles danske infrastruktur, som transporterer elektroniske forretningsdokumenter mellem afsenderens og modtagerens systemer. Nemhandelsregistret (NHR) bruges til at slå op, hvilke modtagernumre og dokumentprofiler en virksomhed eller myndighed kan modtage.
- Du opretter fakturaen i dit bogførings- eller økonomisystem.
- Systemet slår modtagerens elektroniske adresse og understøttede profil op.
- Fakturaen kontrolleres mod formatets tekniske regler.
- Dokumentet sendes via et adgangspunkt til modtagerens adgangspunkt og bogføringssystem.
- Du kontrollerer leverings- eller fejlstatus i dit eget system.
En transportkvittering viser, at dokumentet er nået frem gennem infrastrukturen. Den beviser ikke i sig selv, at kunden har godkendt fakturaens indhold eller vil betale den.
Modtagernumre: CVR, GLN/EAN, P-nummer og SE-nummer
Registrerede bogføringssystemer skal kunne sende til danske modtagere identificeret med CVR-nummer, GLN-nummer, P-nummer eller SE-nummer. GLN blev tidligere kaldt EAN, og betegnelsen EAN bruges stadig ofte i praksis.
- CVR-nummer: identificerer virksomheden.
- GLN/EAN: identificerer ofte en bestemt myndighed, afdeling eller modtageenhed.
- P-nummer: identificerer et bestemt produktionssted.
- SE-nummer: kan identificere en administrativ enhed under et CVR-nummer.
Brug ikke automatisk kundens CVR-nummer, hvis kunden har oplyst et GLN/EAN-nummer. Det rigtige nummer skal både tilhøre kunden og være registreret til den dokumentprofil, du sender.
Formater: OIOUBL og Peppol BIS
De to aktuelle e-fakturaformater i Danmark er OIOUBL Faktura og Peppol BIS Billing. OIOUBL bruges især nationalt, mens Peppol BIS understøtter både dansk og grænseoverskridende handel. Formaterne er strukturerede XML-dokumenter; den læsevenlige visning, som et system viser brugeren, er kun en præsentation af dataene.
Erhvervsstyrelsen har desuden offentliggjort en strategi om at udfase OIOUBL-fakturaen til fordel for en ny Nemhandel-standard baseret på Peppol. Overgangen forventes gennemført frem mod medio 2029. Brug derfor dit systems aktuelle, understøttede profil frem for selv at gætte på en fremtidig formatversion.
Hvorfor bliver en e-faktura afvist?
| Typisk årsag | Sådan retter du den |
|---|---|
| Forkert modtagernummer eller identifikatortype | Sammenlign CVR, GLN/EAN, P- eller SE-nummer med kundens ordre og opslaget i Nemhandelsregistret. |
| Modtageren understøtter ikke den valgte profil | Kontrollér i registret, om modtageren kan modtage den dokumenttype og profil, systemet forsøger at sende. |
| Fejl i XML, schema eller forretningsregler | Læs systemets fejlkode. Opdatér om nødvendigt bogføringssystemet, og validér OIOUBL-dokumentet med Nemhandels officielle validator. |
| Manglende kunde-, ordre- eller personreference | Indsæt den reference, som kunden har oplyst. Offentlige kunder kan kræve en bestemt ordre-, rekvisitions- eller medarbejderreference. |
| Uoverensstemmelse i linjer, moms eller totaler | Kontrollér antal, priser, rabatter, momskoder, afrunding og slutbeløb. Ret fakturaen i kildesystemet og send igen. |
| Dublet eller allerede behandlet fakturanummer | Undersøg først leveringsstatus. Opret ikke et nyt nummer alene for at omgå en uklar status; undgå dobbeltfakturering. |
En teknisk afvisning betyder, at dokumentet ikke kunne valideres eller leveres som sendt. Det er ikke det samme som en juridisk afgørelse om, hvorvidt det underliggende betalingskrav eksisterer. Gem fejlmeddelelsen, ret årsagen og dokumentér genfremsendelsen.
Tjekliste før du sender
- Bekræft, at modtagernummer og identifikatortype er korrekte.
- Brug den profil og det format, som modtageren understøtter.
- Udfyld alle almindelige fakturakrav, herunder momsoplysninger.
- Indsæt kundens ordre-, aftale- eller personreference præcist.
- Kontrollér linjer, rabatter, moms og totaler.
- Gem faktura, status og eventuelle fejlmeddelelser i bogføringen.
- Ved afvisning: ret originaldata og send kontrolleret igen.
Ofte stillede spørgsmål
Er en pdf sendt på e-mail en e-faktura?
Nej. En e-faktura skal være i et struktureret elektronisk format, der kan læses direkte ind i et bogføringssystem uden scanning, OCR eller manuel indtastning.
Skal danske virksomheder sende e-faktura til hinanden?
Ikke som et generelt lovkrav pr. oktober 2026. En privat kunde kan dog kræve e-faktura i sin aftale eller indkøbsproces. Til offentlige kunder er e-faktura obligatorisk.
Hvad er forskellen på Nemhandel og OIOUBL?
Nemhandel er infrastrukturen, der transporterer dokumentet. OIOUBL er et af de strukturerede dokumentformater, som fakturaen kan være skrevet i.
Er EAN og GLN det samme?
GLN er den aktuelle betegnelse for identifikationsnummeret, som tidligere blev kaldt EAN. Mange myndigheder og virksomheder bruger stadig ordet EAN i vejledninger og daglig tale.
Hvor ser jeg, om en kunde kan modtage e-faktura?
Slå modtageren op i Nemhandelsregistret. Her kan du se registrerede modtagernumre og understøttede profiler. Dit bogføringssystem kan ofte foretage opslaget automatisk.
Hvad gør jeg, hvis fakturaen bliver afvist?
Læs fejlkoden og kontrollér først modtagernummer, profil, referencefelter og beløb. Ret dataene i kildesystemet, validér dokumentet ved behov og send igen. Gem afvisningen og den nye leveringsstatus.
Kilder og værktøjer
- Erhvervsstyrelsen – e-fakturering
- Erhvervsstyrelsen – vejledning til udbydere af digitale standardbogføringssystemer
- Erhvervsstyrelsen – nye krav til registrerede bogføringssystemer
- Nemhandel – guide til e-fakturering
- Nemhandelsregistret – opslag af modtager og profiler
- Nemhandel – OIOUBL-validering
Artiklen er generel information og ikke juridisk eller regnskabsmæssig rådgivning. Kontrollér altid kundens konkrete faktureringsinstruks og de aktuelle regler.